Assistant administratif H/F

Publié le 3 décembre 2025

Employeur : SAS ISME
Etablissement : ISME
Secteur : Administration, Finance et RH
Localisation : Nantes
Type de contrat : CDD

Descriptif de l'entreprise

L’Institut Supérieur de Management des Entreprises (ISME) dispense, depuis 2011, des formations à plus de 800 apprenants dont 90% en apprentissage et ce sur 7 villes en France (Bordeaux, La Rochelle, Le Mans, Nantes, Poitiers, Rennes et Vannes).

Ses parcours en deux, trois ou cinq ans reconnus par l’État (BTS, BACHELOR, MASTÈRE) permettent d’accéder aux métiers des ressources humaines, de l’administration, du commerce, du management, de la communication, du marketing, du digital, de la gestion et des finances.

Forte de son appartenance au groupe Emineo Éducation, la structure fonde son approche pédagogique sur l’accompagnement et l’individualisation des parcours afin de créer une véritable dynamique de réussite.

L’école ISME-Nantes recherche un assistant administratif en CDD (H/F).

Descriptif du poste

Au sein de l’équipe administrative et rattaché au responsable administratif, l’assistant administratif assure l’accueil général de l’école, le suivi administratif des contrats de formation et les moyens généraux.

Missions

Accueil et administratif

Accueil téléphonique et physique des visiteurs et des apprenants
Gestion du courrier, de la téléphonie, du suivi du parc automobile
Mise à jour des affichages obligatoires
Demande de création des adresses de messagerie
Gestion de diverses tâches administratives

Suivi des contrats initiaux et en alternance

Suivi des inscriptions : gestion des contrats des étudiants en formation initiale (contrats d’études, CVEC…) et en alternance (relation avec le CFA partenaire, facturation aux employeurs)
Mise à jour des dossiers étudiants et entreprises
Relances pour obtenir les documents manquants auprès du service admissions et des entreprises
Contrôle et saisie des dossiers en formation initiale et en alternance sur les logiciels internes
Gestion des ruptures de contrats
Tableaux de bord mensuels des effectifs des apprenants
Contrôle de la conformité et enregistrement du dossier de financement
Enregistrement des accords de prise en charge
Relations avec les organismes financeurs (Pole Emploi, OPC)
Gestion et suivi des remboursements

Suivi des dossiers étudiants

Distribution des cartes d’étudiant
Suivi des feuilles d’émargement
Édition des attestations d’entrée et fin de formation
Participation à divers projets relatifs aux étudiants

Moyens généraux

Gérer les achats du campus (fournitures…) et le suivi des contrats
Contrôler et valider les devis des prestataires (formateurs et prestations)
Contrôler les factures d’achats avant envoi à la comptabilité
Contrôler les notes de frais
Établir les demandes d’enseignement auprès du rectorat
Interlocuteur en cas de dysfonctionnement et recherche de solutions

Événementiel

Participation à l’organisation des journées portes ouvertes, salons, journée d’intégration…

Profil recherché

Formation initiale et expérience

Diplômé de l’enseignement supérieur (Bac+2)
Connaissance du secteur de la formation (apprentissage, professionnalisation)
Expérience dans un service administratif

Moyens techniques

Outils bureautiques
Logiciel de gestion des plannings

Savoir-être

Appétence pour les chiffres et le traitement des données
Aisance téléphonique et capacité à mener des appels sortants
Aisance relationnelle
Organisation, autonomie et rigueur
Capacité rédactionnelle
Esprit d’équipe
Ecoute et adaptabilité

Autres informations

Type contrat : CDD

Date de début : Dès que possible

Employeur : ISME

Salaire brut mensuel : selon profil

Avantage : Titres-restaurant

Localisation du poste de travail : Nantes

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