Gestionnaire administratif H/F

Publié le 26 octobre 2023

Employeur : ISME
Etablissement : ISME
Secteur : Administration, Finance et RH
Localisation : Poitiers
Type de contrat : CDI

Descriptif de l'entreprise

L’Institut Supérieur de Management des Entreprises (ISME) dispense, depuis 2011, des formations à plus de 800 apprenants dont 90% en apprentissage.

Ses parcours en deux, trois ou cinq ans reconnus par l’État (BTS, BACHELOR, MASTÈRE) permettent d’accéder aux métiers des ressources humaines, de l’administration, du commerce, du management, de la communication, du marketing, du digital, de la gestion et des finances.

Forte de son appartenance au groupe Emineo, la structure fonde son approche pédagogique sur l’accompagnement et l’individualisation des parcours afin de créer une véritable dynamique de réussite.

Dans le cadre de l’ouverture d’un nouveau site, situé à Poitiers, l’école ISME- Poitiers recherche son nouveau gestionnaire administratif (H/F), il s’agit d’une création de poste.

Descriptif du poste

Rattaché au directeur du campus, vous êtes le garant du bon fonctionnement de la gestion et de la coordination administrative et logistique de l’établissement. Véritable bras droit de la direction du campus, vous assurez un rôle de conseil et de support au quotidien.

Missions

Accueil et administratif

Accueil téléphonique et physique des visiteurs et des apprenants
Gestion du courrier, reprographie, numérisation, téléphonie, voitures de service
Mise à jour des affichages physiques et numériques
Demande de création des adresses de messagerie
Divers travaux administratifs

Suivi des contrats initiaux et en alternance

Coordonner la gestion des dossiers en alternance et des contrats en initiale
Contrôler la conformité du dossier de financement des contrats en alternance
Suivre les dossiers de financement OPCO
Suivi des inscriptions : gestion des contrats des étudiants en formation initiale et en alternance (relation avec le CFA partenaire, facturation aux employeurs)
Relances pour obtenir les documents manquants auprès du service admissions et des entreprises
Contrôle et saisie de dossiers en formation initiale et en alternance sur les logiciels internes
Gestion des ruptures de contrats
Réaliser des tableaux de bord mensuels des effectifs des apprenants

Suivi des dossiers étudiants

Mise à jour des dossiers étudiants et entreprises
Distribution des cartes d’étudiant
Suivi des feuilles d’émargement
Édition des attestations d’entrée et fin de formation
Participation à divers projets relatifs aux étudiants

Moyens généraux

Gérer les achats du campus (fournitures…)
Contrôler et valider les devis des prestataires
Contrôler les factures d’achats avant envoi à la comptabilité
En lien avec le directeur gérer la logistique du campus (ouverture/fermeture, salles, locaux…)
Veiller à la conformité aux règles de sécurité au sein du campus (réglementation ERP, visite de sécurité…) en lien avec la direction support du groupe
Participer aux exercices d’évacuation
Préparer, analyser et transmettre les différents tableaux de bord

Événementiel

Participer aux journées portes ouvertes, salons, journée d’intégration…

Profil recherché

De formation supérieure Bac +3/5, vous avez une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.

Vous avez une excellente maitrise d’Excel et des outils bureautiques courants.

Une expérience au sein d’un organisme de formation en alternance serait un plus.

Polyvalence
Aptitudes managériales
Ecoute et sens du contact
Gestion des priorités
Esprit d’équipe
Esprit d’analyse et de synthèse

Autres informations

Type contrat : CDI temps plein

Date de début : dès que possible

Employeur : SAS ISME

Salaire : selon profil

Localisation du poste de travail : Chasseneuil du Poitou

Avantages : Titres-restaurant

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